因公临时出国（赴港澳）办理流程

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一、申报计划

各院系(部门)于每年10月份制定第二年因公临时出国（赴港澳台）计划（计划需经院（系）务会讨论通过并由负责人签字盖公章），于10月20日前统一报送至国际合作交流处（校本部二办公区204,028-85430297），所需材料：

1. XXXX年度因公临时出国（赴港澳台）计划申请（←点击下载），部门签字盖章

2. 附件1：xxxx年度因公临时出国（赴港澳台）项目计划表 （←点击下载），部门签字盖章

3. 附件2：省级单位出国（赴港澳台）经费财政先行审核表 （←点击下载）,部门签字盖章 [请参照“各国家和地区培训费、住宿费、伙食费、公杂费开支标准表”（←点击下载）制定预算]

二、任务认定和审核：

（一）计划认定

国际合作交流处根据相关文件制度和上级限量管理规定，对项目计划是否有实质性任务、出访人员是否符合出访身份、出访路线/天数/经费预算是否合理等方面进行审核，并上报院长办公会审议。原则上不受理计划外项目，若确需完成学校和上级重大任务，需报院长办公会审议。

（二）上一年度通过计划的团组提前2-3个月填报申报材料，报校内相关部门和院领导审批。

副校级及以上领导填写《四川音乐学院校级领导因公出国（境）申报表》（←点击下载）双面红头打印，副处级及以上干部填写《四川音乐学院处级干部因公出国（境）申报表》（←点击下载）双面红头打印，其他人员填写《四川音乐学院教职工因公出国（境）申报表》（←点击下载）双面红头打印，按实际出访时间更新 附件2：省级单位出国（赴港澳台）经费财政先行审核表（←点击下载），并将全套材料电子版发送到sccmgjc@126.com.

(三）计划外重大项目，需将出访报告（附邀请函）和省级单位出国（赴港澳台）经费财政先行审核表（←点击下载）提交给国际合作交流处，上报院长办公会审议通过后，再报校内相关部门和院领导审批。

三、向省外办申请因公出国（赴港澳）批件、证照、因公签证办理

1. 准备和填写办理/取出因公证照所需材料：

（1）、自组团填写：《因公出国（境）申报表》（←点击下载）（双面红头打印，校级领导组团一式三份，其他一式两份）；

双跨团须准备：

①任务通知书原件

②任务批件复印件

③双跨团组征求意见函原件

（2）、《因公临时出国任务和预算审批意见表》（←点击下载）（参团单位填写，培训团组请使用《因公短期出国培训任务和预算审批意见表》（←点击下载））（双面红头打印，校级领导组团一式三份，其他一式两份）；

（3）、《出访前公示信息表》（自组团使用《自组团出访前公示信息表》（←点击下载），参加双跨团使用《参加双跨团人员出访前公示信息表》（←点击下载））（校级领导组团一式三份，其他一式两份）

（4）、《因公临时出国人员备案表》/《因公临时赴港澳人员备案表》（←点击下载）（院长签字盖党章，副处级以上干部交组织部备案并在材料3相应栏签字盖章，一般干部及教师交人事处备案并在材料3相应栏签字盖章）

（5）、外方邀请函（英文原件，中文翻译件，校级领导组团一式三份，其他团组一式两份，内容应包含被邀请人姓名，出访时间，地点、邀请方简介、联系人及联系方式、与学校合作情况）

（6）、在外日程（详细到时间、地点、具体事由，参照模板1（交流访问）/模板2（国际会议）（←点击下载）准备）

（7）、《四川省因公出国电子护照申请表》或《通行证申请卡》（←点击下载）(原件一份，复印件一份，配2寸白底照片2张；提供二代身份证原件及复印件)，请按照因公护照相片规格说明（←点击查看）准备照片。

请参照省外办网址（http://wqb.sc.gov.cn/zxfw/ygcg/bszn/）

（8） *文化演出团组还需提前报文化厅审批，向省外办提交文化厅批复原件（参见因公出国（境）文化交流项目申报需知（←点击下载））

（以上全套材料电子版发送到sccmgjc@126.com）

2. 提交材料申请批件和因公证照

（1）提交材料至学校国际合作交流处进行初审，初审合格后由国际处工作人员（校级项目）或各院系项目负责专员（院系项目）前往四川省人民政府外事办公室（一环路东三段100号，五粮液大酒店隔壁）二楼右手1\2号因公出国（境）任务审批窗口按要求提交材料。

（经办窗口电话84356795，二楼中庭排号机取号，请携带本人身份证原件）

因公护照材料提交时间为每周一。首次办理因公护照的人员须提前前往省外办二楼右手3\4号护照窗口留取指纹及电子签名（经办窗口电话84366882，请携带本人身份证原件）

若照片审核不通过可前往外办附近照相：广兴盛图片社（祥和里）84339261 13881785275。

3. 自行领取批件护照及送签:

（1）、因公护照办理一般情况为7个工作日，出国（境）获得批准后前往四川省人民政府外事侨务办公室领取任务批件及护照：

① 省外办办证大厅出国管理处护照窗口（二楼右手）领取“护照签证取证凭单”。

② 办证大厅财务室（二楼左手尽头）打印银行缴款单，缴费，领取发票，财务室在“护照签证取证凭单”上加盖缴费章。

③ 凭已缴费的“护照签证取证凭单”、经学校国合处盖章的“护照（通行证）回收责任书”（←点击下载）前往办证大厅护照窗口领取“四川省人民政府出国/赴港澳任务批件”、出访人员护照。

④ 仔细核对护照信息，确保护照信息准确无误。

（2）准备目的国（地区）签证材料：

① 将多余的批件原件（自己保留1份申请签证）和扫描件、护照扫描件提交学校国际合作交流处。

② 学校国际合作交流处根据任务批件、护照信息按各国签证要求准备“费用证明和派遣信”（←点击下载）等学校签证材料。

通用表格下载：

申请出国签证事项表（←点击下载）（用于省外办预约签证申请）

费用证明和派遣信（←点击下载）（先到人事处开具中文的在职证明，再到二办公区208龚老师处开具费派信）

出国人员个人资料表（←点击下载）（需第三方代理准备签证申请材料时需填，用于收集出访人员的个人信息，填写外文版的签证申请表）

赴京自送自取签证申请表（←点击下载）

北京送办各申根国驻华使领馆采集生物识别数据安排一览表（←点击下载）

③ 出访人员自行准备其他签证材料（各国因公签证材料要求：http://www.scwqb.gov.cn/zxfw/qzyq/ygqz/yz/index_1.html）。

（3）、送签：

① 出访人员持全套签证材料前往省外办办证大厅签证中心各对应领区窗口送签，缴纳签证费等。

（4）根据各国要求录取指纹、面谈等

（5）签证获批后领取签证

四、行前手续：

1. 向国际合作交流处申请预约行前培训会时间并签署承诺书，购买境外保险和机票、预定酒店等，若需购买外国航空公司机票，需填写乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表(点击下载）。

2. 准备出国所需携带的邀请函、机票电子行程单、电子保单、护照原件和复印件备份、签证页复印件备份、酒店订单、备用药品等（随身携带纸质版、并手机保存电子版备份），查看所在国天气和外交部安全提醒，做好出行准备。

五、归还护照、回国总结、经费报销

1. 请严格按照向省外办提交的在外行程时间按期归国，务必在回国（入境）3日内持因公证照（请提前保留证照首页、签证页、出入境记录页扫描件和复印件）及护照押金条前往国际合作与交流处并退还护照押金，回国（入境）3日内提交出访后公示信息表、团内开支公示表（←点击下载），回国（入境）7日内提交出访总结（点击下载模板：学术交流总结表/学术会议总结表（←点击下载）），方可办理因公出访经费报销。

2、 经费报销所需材料（先后报国合处、计财处、分管财务孙洪斌副院长、分管外事文云英副院长审签）

（1）填写《省级省级单位省级单位出国经费报销单》（←点击下载）

（2）报批时审核签字的《省级单位省级单位出国经费财政先行审核表》和《因公临时出国任务和预算审批意见表》

（3）省外办出国（境）批件复印件

（4）护照首页、签证页、出入境记录页复印件

（5）机票三方报价确认单

（6）报销原始票据（包括国际机票、住宿费、国外城市间交通费、签证、保险发票等）

（7）计财处领取四川音乐学院差旅报销单（报销差旅费）

（8）计财处领取四川音乐学院零星开支报销单（报销签注费、保险费等零星开支）

注：凡因公出访人员在领取因公护照后，无论因何种原因未能完成出行任务，都应及时向国际处归还因公护照；或归国后未能按时归还护照者，国际处将不再受理该人员任何因公出访任务。

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